Обо всем        25 мая 2014        31         Комментарии к записи Информационный контекст повседневной деятельности руководителя отключены

Информационный контекст повседневной деятельности руководителя

Предыдущую статью на данную тему читайте здесь
Что понимается под информационным контекстом повседневной деятельности руководителя?
Контекст (от лат. contextus — «соединение», «связь») представляет собой среду, окружение в котором существует или развивается определенный объект или процесс.
Для повседневной деятельности (ПД) руководителя работу в контексте можно сравнить с работой за рабочим столом, пустым от бумаг, заваленным материалами или в меру отсортированными и разложенными по полкам документами, которыми он пользуется по мере необходимости.
 Телефон, служебный и мобильный, интернет, электронная почта, корпоративная информационная система, факс, канцелярия, секретарь руководителя, прочие средства и службы, обеспечивающие дополнительную информацию и взаимодействие руководителя с другими лицами – все это образует информационный и если смотреть шире и коммуникационный контекст повседневной деятельности.
Когда руководитель говорит «я в курсе дела», это значит, как он полагает,  что он находится в информационном и коммуникационном окружении, соединении, соединении, контексте этого вопроса и способен квалифицированно в нем разбираться и принимать соответствующие решения.
Поскольку у каждого управленческого события и той работой, которая им вызывается, имеется свой контекст, переход от вопроса к вопросу связан с потерями времени на уход, покидание существующего окружения и вхождение в новый «курс дела» в связи с новым вопросом управления. Такие переключения в ПД происходят достаточно часто, во многих случаях не по инициативе самого руководителя и вне его контроля.
Минимизация потерь времени и других ресурсов на поиск информации, а также сокращение потерь из-за смены информационного окружения — это задачи, которые следует решить при обеспечении эффективного информационного контекста повседневной деятельности руководителя.
Какой представляется структура информационного окружения повседневной деятельности руководителя?
 Идеальное информационное окружение должно было бы позволить руководителю выполнять свою повседневную деятельность с минимальными потерями на поиск требуемых для решения документов, сведений, справок и т. д., а также на связанные с этим коммуникации. Учитывая, что основой поток управленческих событий формируется в едином интегрированном оперативном плане (ЕИОП), то и основным источником контекстной информации, информационной платформой повседневной деятельности, должен быть план предприятия.
Поскольку ЕИОП представляет собой иерархически упорядоченную последовательность работ, с возможностью детализации до уровня ответственных исполнителей, позиции плана должно сопровождать соответствующее документальное окружение, позволяющее, без обращения к дополнительным источникам, в основном или полностью исполнить, реализовать, разрешить данную работу. При этом, для обеспечения информационной полноты, в состав документальной среды, поддерживаемой в ЕИОП, должны входить как прикрепленные файлы основных документов в различных форматах, а также ссылки на записи электронных журналов, сообщения электронной почты, поручения совещаний и другие информационные объекты, имеющие отношение к плановым пунктам.
Свойство концентрации документов на иерархических уровнях ЕИОП создает эффект информационной пирамиды. На вершине пирамиды немного документов с важнейшей для предприятия концептуальной, системной плановой и отчетной информацией, с которой работает топ — менеджмент. В терминах ЕИОП — это план предприятия и основные направления работ.  На среднем уровне – документы по управлению и контролю текущими направлениями работ и проектов, за которые отвечает менеджмент среднего уровня. Внизу, у основания – огромное число рабочих документов небольшой единичной значимости, которые являются предметом заботы непосредственных исполнителей.
В этом проявляется трехсторонняя взаимосвязь и соответствие между иерархией планов ЕИОП, уровнями менеджмента компании и структурой информационного обеспечения сотрудников компании. Для обеспечения  эффективного управления здесь следует ориентироваться на возможности автоматической концентрации документов в зонах ответственности менеджеров соответствующего уровня, обеспечивая необходимое качество информационного контекста.