Обо всем        30 мая 2014        52         Комментарии к записи Как управлять бизнесом, находясь за сотни километров от офиса отключены

Как управлять бизнесом, находясь за сотни километров от офиса

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье:
  • Как из Сиднея руководить питерскими программистами, работающими в Пхукете
  • Каким требованиям должна соответствовать компания, ?чтобы ею можно было управлять удаленно
  • Какие стимулы действенны для сотрудников, если их и главу фирмы разделяет 7000 км
  • Как Вашему коллеге удается руководить тремя предприятиями и при этом два с половиной месяца в году проводить в путешествиях
Рассказывает: Максим Крайнов — Управляющий директор компании Go Travel Un Limited, Пхукет (Таиланд)
10 лет назад я уехал из России. В 2002–2006-м жил в Нью-Йорке и удаленно управлял группой программистов, находившихся на Украине. Это был стартап; он вел разработку мобильных сервисов. К 2006 году бизнес набрал обороты, и его продали австралийцам.
Тот опыт убедил меня: нет ничего страшного, если команда находится за тысячи километров от Вас (иногда это даже, наоборот, выгодно: например, разработчикам на Украине я платил меньше, чем должен был бы, имея дело с нью-йоркскими специалистами).
С 2006 года я живу в Австралии. Сначала работал в местных компаниях, а в 2011-м снова взялся развивать стартап – и снова удаленно. Нынешняя моя компания расположена в Пхукете. Именно туда из сырого Санкт-Петербурга в 2010 году вслед за основателем бизнеса Константином Калиновым переехала вся команда. Главная причина переезда – благоприятный климат Таиланда: люди реже болеют, а потому и работать могут эффективнее.
Когда Константин Калинов пригласил меня присоединиться к проекту, мы долго обдумывали, как мне управлять компанией на расстоянии, и выработали схему, которую я и опишу в этой статье.
Что делать, чтобы не потерять контроль над бизнесом, управляя им удаленно
1. Доходчиво объяснять руководителям подразделений направление развития компании. Я составил документ, где описано наше позиционирование и заданы финансовые показатели вплоть до 2016 года. Рассчитываю, что инициатива и профессионализм топ-менеджеров позволят достичь поставленных целей.
2. Периодически проводить совещания, посвященные продукту (направлению бизнеса). Совещания мы устраиваем еженедельно – никакие форс-мажоры в расчет не принимаются. При этом участники обсуждения находятся в разных странах.
3. Все время следить за рыночной ситуацией. Руководитель, где бы он ни был, обязан отчетливо представлять себе положение дел на рынке, где работает компания; он всегда должен быть в курсе того, чем заняты конкуренты.
Как организовать работу, чтобы управлять бизнесом удаленно
Главный риск для руководителя, работающего удаленно, – потеря контроля над ситуацией. Есть минимум три условия, позволяющие избежать этого.
1. Налажен управленческий учет. Нужно установить критерии, по которым Вы будете оценивать успешность бизнеса: отдельно стратегические (выручка, прибыльность, капитализация, рост внутренней стоимости акций), отдельно операционные (число посетителей сайта, число покупателей, средняя прибыль, обеспечиваемая посетителем, и т. п.). Операционные показатели следует обсуждать еженедельно, оценивая их динамику и внося с учетом этих оценок коррективы. Скажем, у нас выделен такой критерий, как время обработки запроса от посетителя. Мы подсчитали, что клиент, найдя дешевый авиабилет максимум за 28 секунд, с большей вероятностью сделает покупку, чем затратив на поиск большее время. Именно по этому критерию наша фирма отбирает туристические агентства, чьи предложения показываются в топе поисковой выдачи.
2. Вы и сотрудники следуете одним принципам. Для компании, чьих работников разделяют большие расстояния, принципиально важно, чтобы каждый сотрудник одинаково относился и к тому коллеге, с которым общается только по телефону, и к тому, кто сидит рядом. Многим людям очень сложно вести себя таким образом – они склонны более доверительно и тесно общаться с теми, кто находится поблизости. Поэтому при подборе персонала мы пристальное внимание уделяем этой психологической особенности.
Еще одно важное качество сотрудников в нашем бизнесе – самостоятельность. Нам нужны такие люди, чтобы им можно было поручить задачу и дальше не беспокоиться о ее выполнении. Выявляем мы это качество еще на этапе собеседования – для этого просим соискателя привести несколько примеров того, как он ставит задачи подчиненным, а также рассказать, каким образом лучше всего руководить им самим. Если человек не может сказать, какой стиль руководства помогает ему добиваться наилучших результатов, то он, скорее всего, сам плохой начальник и сотрудников будет нанимать тоже плохих.
3. Менеджеры удаленного офиса преданы компании и хорошо знакомы со всеми тонкостями бизнеса. Мы, как правило, не приглашаем на руководящие должности людей со стороны, а растим управленцев внутри компании. А если и решаем взять нового человека, то ищем через знакомых. Недостатка в претендентах нет – например, в январе на должность менеджера по маркетингу претендовало 50 соискателей. Собеседование проходит по Skype; первый месяц человек работает из дома и лишь потом переезжает в Пхукет.
Семь моих управленческих заповедей
1. Если что-то пошло не так, надо исправлять положение, а не искать виновных.
2. В любой ситуации нужно, чтобы у сотрудника осталась возможность сохранить лицо.
3. Если я могу сделать работу за подчиненного (и даже лучше его), это еще не значит, что я должен ее делать.
4. Задача руководителя – устранить все препятствия на пути сотрудника к достижению результата.
5. Слишком много общения с работниками не бывает.
6. Если что-то можно автоматизировать или отдать на аутсорсинг филиппинцам, которые рады работать за 500 долл. США в месяц, – это надо сделать незамедлительно.
7. Если подчиненный не создает, не продает и не обслуживает продукт, гуманнее его уволить.
Как удаленно управлять персоналом
Любой руководитель знает: в бизнесе очень многое зависит от менеджеров среднего звена, и если у тех возникнет конфликт интересов или просто пропадет желание работать, то на исправление ситуации уйдет изрядное количество времени.
При личном контакте подобрать для сотрудников стимулы к работе проще, чем общаясь по Skype с расстояния 7000 км. Но и в таком случае мотивация персонала – задача решаемая. Я поступаю так:
  • Раз в квартал устраиваю в Пхукете собрания всей команды, на которых рассказываю, чего добилась компания, каков был вклад каждой группы в общее дело и какие мы все молодцы;
  • Привлекаю подчиненных к постановке задач и поиску критериев достижения результата (то есть план работы каждого конкретного менеджера я готовлю вместе с ним самим);
  • Выражаю личную благодарность за хорошо выполненную работу (в беседе один на один, в письме, рассылаемом всем подчиненным, на ежеквартальном общем собрании).
Я всегда стараюсь ставить только выполнимые задачи и никогда не перехожу на личности. Избежать неконструктивной критики довольно легко, если Ваша цель – исправить, а не наказать.
Руководителю, работающему удаленно, очень важно проводить совещания. Наши совещания я подразделяю на три типа: операционные, стратегические и совещания один на один.
Операционные совещания. Каждый понедельник я и все другие руководители располагаемся у экранов своих компьютеров, обсуждая, что было сделано за неделю и насколько это приблизило нашу компанию к целям, поставленным на квартал. Нас интересуют четыре аспекта.
  • Продукты (общий объем дохода, число билетов, проданных агентами, показатель конверсии на сайте компании, количество отказов, поступивших от пользователей, и др.).
  • Партнеры (их число, количество билетов, которое они уже помогли продать, процент нашего дохода, потраченный на выплаты партнерам).
  • Маркетинг (например, последние маркетинговые мероприятия, новая информация, полученная нами о пользователях, характер отзывов, поступивших от них).
  • Технология (число запущенных новых функций, время, на протяжении которого сайт был недоступен для пользователей, и пр.).
Стратегические совещания. Раз в квартал все руководители на неделю собираются в Пхукете. Мы обсуждаем финансовую отчетность, реализованные проекты и прибыль, изменения на рынке, возможности освоения новых каналов распространения, после чего определяем задачи на новый квартал.
Совещания один на один. Раз в неделю я обязательно общаюсь с каждым менеджером (руководителем направления) индивидуально. Мы подводим итоги работы, проведенной после предыдущего совещания, и договариваемся о планах на следующую неделю. Я всегда интересуюсь, какие у менеджера возникали проблемы и как я могу помочь в их преодолении. Также я всегда выясняю, есть ли у работника предложения относительно совершенствования продуктов и оптимизации бизнес-процессов.
Конечно, мое общение с сотрудниками не исчерпывается еженедельными беседами – я доступен 18 часов в день (если не встречаюсь с клиентами). У нас есть правило, согласно которому ответ на запрос коллеги любой из нас должен дать в течение 24 часов. Правило обязательно для всех. С другой стороны, пока не прошло 24 часа, работник имеет полное право не выходить на связь – я, например, без особой причины не требую, чтобы коллеги, которых я о чем-то попросил, бросали все, срывались с места и бежали выполнять мое поручение.
Говорит: Алексей Мартыненко — Управляющий партнер компании «Умалат Фресколатте», Севск
Я управляю сразу тремя предприятиями и поэтому работаю попеременно в разных офисах. Кроме того, каждый год я уезжаю отдыхать на два – два с половиной месяца. Мне совершенно очевидно: не важно, где находится руководитель (тем более сейчас – в эпоху iPad и Skype), – важно, какие решения он принимает. Вот какие рекомендации я могу дать коллегам, желающим управлять предприятием на расстоянии.
Во-первых, владелец не должен полностью забывать о делах своей компании – даже отдыхая на Бали или медитируя в Тибете. Конечно, и со мной случалось так, что было не до бизнеса (например, во время мотопробега по Тибету, когда на высоте 5000 м нас застигла метель, или на Бали, где я совершал глубоководные погружения). Но нельзя отключаться от дел надолго.
Во-вторых, нужно научиться доверять своим сотрудникам. Это нелегко: всегда есть страх недополучить прибыль или даже потерять бизнес. Тем не менее, если Вы далеко от офиса, нет другого выхода, кроме как предоставить работникам достаточно полномочий для принятия решений.
В-третьих, брать на работу можно только людей с развитым чувством ответственности: если Вы руководите на расстоянии, от ответственности сотрудников зависит очень многое. Поэтому я предпочитаю нанимать надежных специалистов – пусть даже им и приходится больше платить.
В-четвертых, следует смириться с тем, что сотрудникам свойственно иногда совершать ошибки. Предоставляя полномочия, нужно понимать, что решения работников могут оказаться ошибочными или неоптимальными. А значит, Вам придется дать им право на ошибку.
В-пятых, надо учиться спокойному отношению к проблемам. Cадясь читать отчеты, я настраиваю себя так, чтобы любую информацию воспринимать без эмоций. Когда человек далеко, он склонен преувеличивать затруднения и делать неверные выводы.
Редакция журнала «Генеральный директор»