Потолки, Электричество        28 мая 2014        69         Комментарии к записи Кассовые операции в 2012 году отключены

Кассовые операции в 2012 году

В текущем году на наши с вами кассы низверглось постановление сверху – Центробанк обновил свои требования. Проведем анализ наиболее значимых нововведений. С 01.01.2012 г. вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373?П (далее – Положение). Данный документ определяет порядок проведения кассовых операций и распространяется не только на юридических лиц, но и на индивидуальных предпринимателей, в отличие от своего предшественника. В соответствии с новым Положением прием и выдача наличных денег осуществляются через кассу. Руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель самостоятельно определяет место расположения кассы. Прежний документ предусматривал обязанность руководителя полностью оборудовать кассу, то есть обеспечивать изолированное помещение для ведения кассовых операций, обеспечить сохранность денег и т. д. В новом порядке ничего об этом не сказано. Отмечено лишь, что ИП или юридическое лицо должны обеспечить ведение кассовых операций. Соответственно, организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению оборудовать кассовое помещение.

Кассовые операции

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который нанимается руководителем организации из штата сотрудников. Топ? менеджер обязан предоставить кассиру под роспись его должностную инструкцию. Если кассиров несколько, то необходимо назначить одного старшего. Положение также предусматривает возможность руководителя самостоятельно осуществлять кассовые операции. Существенным упущением нового порядка, в отличие от предыдущего, является отсутствие пункта, требующего заключать с кассиром договор о полной материальной ответственности. Однако в ст. 244 Трудового кодекса РФ регламентировано положение, требующее заключения договора о полной материальной ответственности с работниками, использующими или обслуживающими денежные средства. Перечень лиц, с которыми работодатель должен заключить подобные договоры, указан в Постановлении Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 г. Сюда входят кассиры и контролеры, а также лица, исполняющие их трудовые обязанности. Поэтому настоятельно рекомендуем заключать подобные договоры, несмотря на отсутствие указания в Положении. Типовые формы договоров о материальной ответственности можно найти в том же Постановлении Минтруда.

Кассовые документы

Что касается кассовых документов, то к ним по-прежнему относятся кассовые ордера, платежные ведомости и кассовая книга. По приходному кассовому ордеру (ПКО) производится прием денежных средств, по расходному кассовому ордеру (РКО) осуществляется выдача наличных денег. Кассовая книга предназначена для учета денег, поступающих в кассу и выдаваемых из нее. Однако, в отличие от своего предшественника, новое Положение предусматривает ведение книги учета, в которой отражаются операции по передаче денежных средств между кассирами. Все записи в книгу должны вноситься в момент пере? дачи денег. При этом новое Положение не оговаривает необходимость ведения журнала учета РКО и ПКО. В оформлении кассовых документов с принятием нового положения ничего не изменилось. Как и прежде, оформлять их могут руководитель, главбух, бухгалтер или иной работник, назначенный главбухом при согласовании с топ-менеджером. …настоятельно рекомендуем заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, использующими или обслуживающими денежные средства, несмотря на отсутствие указания в Положении… В качестве основания для расчета по? прежнему используются платежные ведомости, счета, заявления, которые в обязательном порядке прикладываются к кассовым документам. Исправления недопустимы. Оформление кассовых документов возможно двумя способами: на бумажном носителе или с применением технических средств (таких как компьютер, флешки, диски и т. д.). Однако во втором случае кассовые доку­менты все равно распечатываются на бумаге.

Передовые технологии

Если вы решили вести кассовую книгу с помощью компьютера, то следует позаботиться о безопасности, о сохранности документов, о недопустимости несанкци­онированного доступа к данным. Помните, что если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то остатком наличных денег будет считаться остаток, выведенный в последний рабочий день, предшествующий этому. В течение рабочего дня все операции между старшим кассиром и кассирами могут быть переданы как в рас­печатанном виде, так и в электронном. На распечатанном листе книги учета ставятся подпи­си старшего кассира и кассиров, а на электронном носи­теле проставляется электронно-цифровая подпись либо иная подпись, утвержденная руководством компании. Лист кассовой книги распечатывается в двух экзем­плярах в конце рабочего дня. Нумерация листов осу­ществляется автоматически, в хронологической после­довательности, с начала года. Не реже одного раза в год необходимо складывать распечатанные листы в хронологической последова­тельности и брошюровать. Новое Положение указывает, что подписывать кассо­вые документы могут: руководитель, главный бухгал­тер, бухгалтер. Если они отсутствуют, то право подписи передается кассиру. У кассира должны быть образцы подписей указанных выше лиц, а также печать или штамп, на котором указаны реквизиты, подтверждающие осуществление кассовой операции.

Ведение кассовой книги

В порядке ведения кассовой книги изменений не произошло. По? прежнему кассир по каждому РКО и ПКО вносит запись, сверяет данные в кассовой книге с данными платежных документов, на конец рабочего дня выводит остаток наличных денег и дает на подпись руководству. …одним из новшеств является требование сверять данные ПКО и РКО с данными кассовой книги не только кассиру, но руководителю и главному бухгалтеру… Единственным новшеством в данной части является требование сверять данные ПКО и РКО с данными кассовой книги не только кассиру, но руководителю и главному бухгалтеру. Документ подписывается тем лицом, который производил сверку. Листы кассовой книги подбираются и брошюруются до начала ведения. В отличие от предыдущего Положения, новое не предусматривает запечатывание кассовой книги мастичной или сургучной печатью. Необходимо просто подписать ее и заверить оттиском печати. Для индивидуальных предпринимателей заверять оттиском печати возможно только при ее наличии. Листы кассовой книги обособленных подразделений (ОП) брошюруются и нумеруются по каждому подразделению в отдельности. В конце рабочего дня обособленное подразделение после выведения остатков наличных денежных средств передает лист кассовой книги в головной офис. Если ОП оформляет кассовую книгу на бумаге, то передается второй лист. Если для оформления кассовой книги используется компьютер, то в головной офис передается второй экземпляр, распечатанный на бумаге. В этом случае передача листа на бумаге возможна в соответствии с требованиями к документообороту в конкретной организации.

Операции с наличностью

Положение 373?П весьма подробно расписывает проведение наличных операций. По-прежнему приемом и выдачей денежных средств наличными занимается кассир. Он тщательным образом проверяет данные в ПКО с фактически полученными деньгами. Если обнаруживается несоответствие, то кассир либо предлагает доплатить недостающую сумму, либо возвращает излишне уплаченные средства. При отказе лица, вносящего деньги, доплатить сумму кассир обязан вернуть ему внесенные средства, перечеркнуть ПКО и возвратить его главному бухгалтеру или руководителю. При соответствии получаемой суммы той, которая указана в ПКО, кассир подписывает его и проставляет печать, а лицу, вносящему деньги, выдает квитанцию, приложенную к ПКО. При проведении кассовых операций с помощью ККТ, ПКО оформляется на основании контрольной ленты, изъятой после окончания их проведения. Наличные деньги, принятые платежными агентами, являются исключением. Выдача наличных денег осуществляется лично получателю, который указан в РКО. При этом получатель обязан представить документ, удостоверяющий личность либо доверенность на получение денег, если вместо получателя деньги выдаются представителю. Кассир не должен принимать претензии от получателя относительно неверно выданной суммы, если получатель пересчитывал деньги не под наблюдением кассира.

Под отчетом

При выдаче наличных денег получателю по доверенности кассир в расчетно-платежной ведомости ставит соответствующую отметку перед подписью получателя. Доверенность прикладывается к РКО. При необходимости получения денег работниками организации или ИП на нужды компании денежные средства выдаются под отчет. РКО в таком случае оформляется по заявлению работника, на котором должна стоять подпись руководителя и его собственноручная надпись относительно выдаваемой суммы, а также дата выдачи. Подотчетное лицо предъявляет авансовый отчет главбуху, бухгалтеру или руководителю в течение трех рабочих дней с момента истечения срока, на который деньги были выделены. ИП или руководитель организации устанавливает срок для проверки авансового отчета бухгалтером или главбухом. Нововведения коснулись и выдачи заработной платы, стипендии и других выплат. Ранее срок выдачи денежных средств составлял три рабочих дня, а в условиях Крайнего Севера – пять рабочих дней. Сейчас выдача таких средств осуществляется в течение пяти рабочих дней, с учетом получения денег в банке. Старший кассир обязан выдать кассирам под роспись всю сумму, указанную в платежной ведомости. Кассиры выдают деньги работникам под роспись в платежной ведомости. В последний день выдачи денег кассир проставляет штамп напротив фамилий работников, которым не выданы деньги, либо ставит надпись «депонировано», осуществляет подсчет выданных средств и проставляет общую сумму в итоговой строке. Далее подсчитывает сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, и также прописывает ее в итого? вой строке, сверяет все суммы и оформляет реестр депонированных сумм в произвольной форме.

Лимиты кассы

Если раньше лимит остатка наличных денежных средств устанавливался банком, а с руководством компании он только согласовывался, то с этого года лимит остатка больше не нужно согласовывать с банком. Руководство самостоятельно его устанавливает. Давайте рассмотрим, каким образом происходит расчет лимита остатка денег в соответствии с приложением к новому Положению. Итак, при установлении лимита можно исходить либо из общего объема поступлений, либо из общего объема выдачи наличных денежных средств. В первом случае сумму поступлений делят на рабочие дни для определенного периода, а затем умножают на рабочие дни, которые приходятся на временной период между днями сдачи наличных денег в банк. Во втором случае сумму наличных, подлежащих выплате за расчетный период, делят на рабочие дни периода, а результат умножают на рабочие дни между днями сдачи наличных денег в банк. Второй вариант невозможен при выдаче заработных плат или стипендий, а также иных выплат работникам. Расчетный период не должен быть больше 92 рабочих дней. Период между днями сдачи денег в банк не должен превышать 7 рабочих дней, а при отсутствии банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Изменился также порядок хранения наличных средств сверх установленного лимита. …нововведения коснулись и выдачи заработной платы, стипендии и других выплат. Сейчас выдача средств осуществляется в течение пяти рабочих дней, с учетом получения денег в банке… Если раньше организации обязаны были сдавать всю имеющуюся сверх лимита наличность в банк, в поряд­ке и в сроки, установленные банком, то теперь катего­рически запрещено хранить наличность сверх огово­ренного лимита. Отметим, что, согласно старому порядку, предприя­тия были обязаны сдавать в банк всю денежную налич­ность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслу­живающими банками.

Упростим жизнь бухгалтерам

Подводя итог обзору нового Положения, можно сделать следующие выводы:

  • В новом Положении подробным образом описаны взаимоотношения младших кассиров и старшего кас­сира.
  • Определены моменты, касающиеся обособленных подразделений.
  • Подробно изложена информация о применении технических средств при ведении кассовых операций.
  • Помимо юридических лиц данное Положение те­перь касается и индивидуальных предпринимателей.

В целом новое Положение упрощает жизнь бухгалте­рам и руководителям организаций. Однако фактически оно не дает право собственнику имущества распоряжаться им по своему усмотрению, так как обязывает хранить все денежные средства в банке. Если для организаций это не имеет существенного значения, то для индивидуального предпринимателя такое положение дел может стать критическим. И нетрудно спрогнозировать, что в скором времени число индивидуальных предпринимателей снизится в разы.