Обо всем        09 июня 2014        77         Комментарии к записи Количественная оценка эффективности совещаний отключены

Количественная оценка эффективности совещаний

Effectivness is doing the right things, Efficiency is doing things right” «Результативность – это делать правильные вещи, Эффективность – делать вещи правильно» Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло «хорошо — плохо», было «полезным — бесполезным» или «эффективным — неэффективным» и т. д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний. Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к  затратам на его выполнение. Что касается затрат, то касательно совещаний, их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников, в человеко часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность? Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:

  • Цели совещания достигнуты
  • Рассмотрена вся повестка дня
  • Запланированная продолжительность не превышена
  • Принятые решения доведены до исполнителей
  • Исполнители приняли и поняли, как  выполнять решения

Эффективность количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,,…), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос. Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание, при этом качество решений, их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности (затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т. д.).  Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к  эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь. Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности совещаний, убрать явные недостатки и потери, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы из-за того, что время совещаний не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться от совещаний к своей повседневной деятельности. Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов совещаний. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при совершенствовании совещаний, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний. С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники совещаний могут самостоятельно оценить текущий уровень своих служебных совещаний, и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию совещаний. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации. Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» и слабости совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности совещаний, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания Для упрощения расчетов можно скачать электронную таблицу самооценки совещаний. На основе Ваших оценок (присылайте заполненную таблицу на info@auto-management. ru) мы готовы бесплатно дать необходимые консультации и рекомендации по совершенствованию Ваших совещаний.

Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям
Вопросы по этапам совещаний Вес раздела Цена вопроса*
Макс балл Факт балл
Организация совещаний 0,10
Планируется ли график проведения совещаний на период 20,00
Существует ли регламент совещаний 30,00
Ознакомлены ли участники с графиком совещаний 10,00
Определен ли заранее состав участников совещаний 20,00
Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний 20,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) 10,00 0,00
Подготовка совещаний 0,15
Участники заблаговременно предупреждаются о совещании 30,00
Повестка дня заблаговременно направляется участникам 30,00
Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам 20,00
Ответственные готовят отчеты в письменном виде 10,00
Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется 10,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) 15,00 0,00
Проведение совещаний 0,30
Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается 30,00
Учитывается ли время по темам повестки дня 10,00
Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга 20,00
Ответственные и выступающие всегда предлагают решения 20,00
Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят 20,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) 30,00 0,00
Завершение совещаний 0,15
Протокол  подготовлен и согласован на текущем совещании 30,00
Протокол утвержден и разослан на текущем совещании 30,00
Что делать по протоколу после совещания, всем  понятно 20,00
Совещание проведено в рамках планового времени 10,00
Повестка дня и участники следующего совещания определены 10,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) 15,00 0,00
Контроль совещаний 0,20
Поручения своевременно доведены до исполнителей 10,00
Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю 20,00
Причины неисполнения поручений установливаются и обсуждаются 20,00
Ход исполнения поручений всегда контролируется 20,00
Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются 30,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) 20,00 0,00
Анализ совещаний 0,10
История рассмотрения вопросов совещаний анализируется 20,00
Затраты времени по темам совещания анализируются 30,00
Материалы из БД совещаний используются в работе 20,00
Статистика используется участниками совещаний 10,00
Трудозатраты участников совещания анализируются 20,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) 10,00 0,00
Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %% 1,00 100,00 0,00
* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от «0» до максимального значения в этой же строке баллов
Для сравнения: уровень совещаний (максимум — 100 баллов): до 40 — низкий, от 40 до 70 — средний, больше 70 — высокий

Александр Кудряшов, Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента», am-meetingpoint. com.