Финансы        01 июля 2014        116         Комментарии к записи Опыт компании по передаче на аутсорсинг функции по управлению персоналом отключены

Опыт компании по передаче на аутсорсинг функции по управлению персоналом

Не секрет, что традиционно считается деятельность службы управления персоналом убыточной. При этом никакими хитрыми экономическими обоснованиями данное мнение из голов отечественных собственников выходить не желает. Тем не менее, данная функция является достаточно важной и исключительно нужной. Понимание этого сейчас начинает появляться у особо продвинутых собственников и генеральных директоров. В настоящей статье изложен практический опыт повышения экономической эффективности от реформирования системы управления персоналом на предприятиях группы компаний. Реализовано это было за счет выведения на аутсорсинг служб управления персоналом. Итак, группа компаний «ЗернО» представлена тремя промышленными предприятиями: ОАО «ЗерноПереработка» (ОАО «ЗП»), ОАО «ЗерноРемонт» (ОАО «ЗР») и ОАО «ЗерноТранспорт» (ОАО «ЗТ»). В составе каждого предприятия находился отдел управления персоналом. Штатные расписания данных подразделений представлены в таблице 1. Сначала реализации данного мероприятия необходимо оценить, восколько же обходится в настоящее время компании содержание служб управления персоналом. Для начала определимся с перечнем статей затрат. В рассматриваемом нами случае к ним относятся следующие: 1. Затраты на поиск персонала: — через кадровые агенства — через интернет-источники — через средства массовой информации (телевизор, журналы, газеты и пр) 2. Затраты на обучение и развитие персонала: — затраты на обучение и тренинги — командировочные расходы поездки по обмену опытом — затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии» Сразу следует оговорить, что нами были выделены собственные расходы службы управления персоналом (затраты на оплату труда, единый социальный налог, затраты на канцелярские товары, бумагу, связь, затраты на обучение персонала отделов управления персоналом и т. д.) и расходы контролируемые службой управления персоналом (затраты на поиск персонала через кадровые агентства, СМИ, интеренет-источники, затраты на обучение персонала компании и т. д.). Сначала рассмотрим как были определены затраты контролируемые отделами управления персоналом предприятий компании. Далее рассмотрим, как осуществлять планирование данных затрат. 1. Затраты на поиск персонала. 1.1. Затраты на поиск персонала через кадровые агентства. Данные затраты определяются на основании перспективного плана подбора персонала на последующий год, уровня оплаты труда данных работников и тарифа кадровому агентству за подбор, мы получаем плановую сумму средств предстоящих расходов. Пример рассчета по ОАО «ЗП» приведен в таблице 1. Таблица 1 Перспективный план подбора персонала на 2009г. ОАО «ЗП»

№ п/п Наименование професии, должности Плановая дата открытия вакансии Причина открытия вакансии Оплата труда работника (тариф + премия), руб. в месяц Услуги кадрового агентства в % от годового дохода кандидата Стоимость услуг кадрового агентства по подбору персонала, руб (ст.5*12*ст.6/100)
1 2 3 4 5 6 7
1 Экономист финансового отдела 01.01.2009 Среднестатистически из данного подразделения увольняется по 1-му специалисту в год 12000 Самостоятельный поиск
1 2 3 4 5 6 7
2 Ведущий специалист по бизнес планированию 01.02.2009 Перевод на вышестоящую должность 20000 15 36000
3 Заместитель главного бухгалтера 01.03.2009 В связи с уходом в декретный отпуск 30000 20 72000
4 Начальник отдела аудита 01.04.2009 Уход сотрудника на пенсию 50000 20 120000
5 Директор филиала 01.05.2009 Окончание контракта, перевод на другую работу 100000 30 360000
6 Секретарь генерального директора 01.06.2009 Увольнение сотрудника по собственному желанию в связи с окончанием института и желанием работать дальше по специальности 10000 Самостоятельный поиск
7 Кладовщик 01.07.2009 Строительство нового склада 10000 Самостоятельный поиск
8 Грузчики (16 вакансий) 01.08.2009 Набор сезонных работников 15000 Самостоятельный поиск
9 Руководитель проекта 01.09.2009 Начало проекта по реконструкции оборудования производства №1 50000 20 120000
10 Начальник цеха №5 01.10.2009 Открытие нового производства 40000 20 96000
11 Зам. начальника цеха №2 01.11.2009 Увольнение работника в связи с переездом в другой город 30000 20 72000
12 Начальник отдела продаж 01.12.2009 Реформирование управления продаж в связи с разработкой нового продукта 50000 20 120000
Итого: 996000

1.2. Затраты на поиск персонала через интернет-источники. На наших предприятиях были заключены договора с компанией Head Hunter О предоставлении годового доступа по всем регионам России. Сумма данного договора составляет 310 тыс. руб. на 1 юридическое лицо. Соответственно сумма затрат составила. 310*3 = 930 тыс. руб. 1.3. Затраты на поиск персонала через СМИ. На наших предприятиях были заключены договора с телевизионной компанией на размещение бегущей строки 1 раз в месяц. Сумма договора 26 тыс. руб. Кроме того, заключен договор с газетой «Работа для вас» на сумму 10 тыс. руб. 2. Затраты на обучение и развитие персонала. 2.1. Затраты на обучение и тренинги. На основании перспективного плана по обучению персонала стоимость обучения сотрудников группы компаний «ЗернО» составляет 99 тыс. руб. 2.2. Командировочные расходы поездки по обмену опытом. Расчет затрат был произведен на основе плана командировок, связанных с бенчмаркингом (обменом опытом) и обучением. Таким образом, получилось, что командировочные расходы персонала компании составляют 21 тыс. руб. 2.3. Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии». В данной статье заложены затраты на проведение ежегодного внутрикоопоративного конкурса «Лучший по профессии», в частности учтены затраты на подарки победелей. Сумма установленная коллективным договором компании составляет 100 тыс. руб. Далее переходим к рассмотрению затрат, которые осуществляет непосредственно ваша служба управления персоналом. К ним следует отнести: 1. Затраты на оплату труда сотрудников управления персоналом. 2. Затраты на единый социальный налог. 3. Затраты на канцелярские товары и бумагу. 4. Амортизация оборудования (столов и оргтехники). В данном случае мы умышленно не принимаем во внимание амортизацию помещения, в котором располагается служба. Логика проста: если ликвидировать службу управления персоналом амортизационные отчисления на данное помещение все равно будут начисляться, так как «вырвать» его из общего административного корпуса все равно не удастся. 5.  Затраты на обучение персонала службы управления персоналом. 6. Командировочные расходы сотрудников службы управления персоналом. 7. Затраты на телефонную связь и интернет. Итак, рассмотрим подходы к рассчету более подробно. 1. Оплата труда сотрудников управления персоналом Таблица 2 Штатные расписания отделов управления персоналом предприятий группы компаний «ЗернО»

№ п/п Должность Штат. Ед. Тариф, руб. Премия, руб. Всего, руб.
ОАО «ЗП» — численность предприятия 600 чел.
1 Начальник ОУП 1 20000 10000 30000
2 Зам. начальника ОУП 1 15000 7500 22500
3 Специалист по кадрам 2 10000 5000 15000
4 Специалист по обучению 1 10000 5000 15000
5 Специалист по подбору 2 10000 5000 15000
6 Специалист по персоналу 2 10000 5000 15000
Всего: 9 157500
ОАО «ЗР» — численность предприятия 300 чел.
1 Начальник ОУП 1 15000 7500 22500
2 Зам. начальника ОУП 1 10000 5000 15000
3 Специалист по кадрам 1 8000 4000 12000
4 Специалист по обучению 1 8000 4000 12000
5 Специалист по подбору 1 8000 4000 12000
6 Специалист по персоналу 1 8000 4000 12000
Всего: 6 85500
ОАО «ЗТ» — численность предприятия 500 чел.
1 Начальник ОУП 1 15000 7500 22500
2 Зам. начальника ОУП 1 10000 5000 15000
3 Специалист по кадрам 2 8000 4000 12000
4 Специалист по обучению 1 8000 4000 12000
5 Специалист по подбору 2 8000 4000 12000
6 Специалист по персоналу 1 8000 4000 12000
Всего: 8 109500
Итого по предприятиям холдинга: 23 352500

2. Затраты на единый социальный налог. В нашем случае годовые затраты на единый социальный налог (26,4% от ФОТ) составили 352,5 * 12 мес. * 0,264 = 1116,7 тыс. руб. 3. Затраты на канцелярские товары и бумагу. В наших организациях утверждены нормы расхода канцелярских принадлежностей и бумаги. Согласно которых, а также актуальных цен на канцелярские товары и бумагу и были определены данные затраты, которые составили 20 тыс. руб. 4. Амортизация оборудования (столов и оргтехники) При определении затрат по данной статье рекомендуется использовать бухгалтерскую ведомость начисления амортизации по основным средствам, числящимся за отделом управления персоналом. При линейном способе начисления амортизации годовая сумма амортизационных отчислений определяется как частное первоначальной стоимости оборудования и срока полезного использования, законодательно определенного, согласно специального «Классификатора…» (есть у ваших бухгалтеров). Приведем простой пример (см. табл. 3) Таблица 3 Плановый расчет амортизационных отчислений по основным средствам, принадлежащим отделам управления персоналом предприятий компании «ЗернО» на 2009г.

№ п/п Наименование основного средства Инв. номер Первоначальная стоимость Срок полезного использования, лет Годовая амортизация, руб
Стол письменный руководителя 1256 15000 15 1000
Стол письменный 1123 10000 15 666,66
Компьютер Pentium IV 1271 30000 3 10000
Итого: 235666,52

В итоге наших рассчетов была получена сумма 235,7 тыс. руб. Затраты на обучение персонала и командировочные расходы были определены аналогично рассмотренным выше подходам. Определение затрат на телефонную связь и интернет также не вызвали особых трудностей – количество аппаратов и тарифы известны, а среднее время переговоров были взяты по факту прошлого года. Таким образом, сведя в единую таблицу, все полученные данные мы поличили сумму годовых затрат в которую нам обходится содержание отделов управления персоналом на каждом предприятии компании (см. таблицу 4). Таблица 4 Смета затрат на содержание отделов управления персоналом предприятия группы компаний «ЗернО»

№ п/п Наименование статей Годовые затраты, тыс. руб.
1.1 Собственные расходы службы управления персоналом 5703,4
1.1.1 Затраты на оплату труда сотрудников 4230
1.1.2 Затраты на единый социальный налог 1116,7
1.1.3 Затраты на канцелярские товары и бумагу 20,0
1.1.4 Амортизационные отчисления 235,7
1.1.5 Затраты на обучение персонала 55,0
1.1.6 Командировочные расходы 10,0
1.1.7 Затраты на телефонную связь и интернет 36,0
1.2 Расходы контролируемые службой управления персоналом 2182
1.2.1 Затраты на поиск персонала 1962
В т. ч через кадровые агентства 996,0
Через интерент-источники 930
Через СМИ 36,0
1.2.2 Затраты на обучение и развитие персонала 220,0
В т. ч. затраты на обучения и тренинги 99,0
Командировочные расходы на поездки по обмену опытом 21,0
Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии» 100,0
Итого расходов: 7885,4

Итак, было определено, что содержание отделов управления персоналом на каждом предприятии компании обходится в 7885,4 тыс. руб. в год. Далее был проведен анализ с целью выявления путей снижения данных затрат и в качестве наиболее предпочтительного был выбран путь передачи данной функции на аутсонсинг. Реализация этого должна осуществиться за счет выделения данного персонала в отдельное ООО «ЗернО_HR». В целом экономический эффект при этом был достигнут за счет: 1. Оптимизации численности персонала занимающегося управлением персоналом с соответствующей экономией на ФОТ и ЕСН. 2. Экономии на ЕСН за счет налогообложения ООО «ЗернО_HR» по упрощенной системе налогообложения, как малого предприятия. 3. За счет оказания услуг сторонним организациям по подбору персонала, обучению, а также консультационных услуг. Кроме того произойдет снижения затрат за получение доступа к информационной системе «Head Hunter». Ведь ранее к базе были подключены 3 юридических лица, а после реформирования только одно. Сначала рассмотрим, каким образом произошло изменение организационной структуры при организации предприятия ООО «ЗернО_HR» (см. таблицу 5). Таблица 5 Штатное расписания ООО «ЗернО_HR», предприятия группы компаний «ЗернО»

№ п/п Должность Штат. Ед. Тариф, руб. Премия, руб. Всего, руб.
1 Директор 1 20000 20000 40000
2 Главный бухгалтер 1 15000 15000 30000
3 Начальник отдела подбора персонала 1 10000 10000 20000
4 Специалист по подбору 5 10000 5000 15000
5 Начальник отдела кадрового делопроизводства и консалтинга 1 10000 10000 20000
6 Специалист по кадрам 4 10000 5000 15000
7 Специалист по персоналу 4 8000 4000 12000
8 Начальник отдела обучения 1 10000 10000 20000
9 Специалист по обучению 2 10000 5000 15000
Итого по предприятиям холдинга: 20 343000

Таким образом, за счет оптимизации численности персонала ФОТ был снижен (не смотря на введение 2-х управленческих должностей) на 9,5 тыс. руб. в месяц или 114 тыс. руб в год. Результирующая картина определения эффективности мероприятия по аутсорсингу выглядит следующим образом (см. таблицу 6).

Таблица 6 Расчет экономического эффекта от реформирования служб управления персоналом группы компаний «ЗернО»

До реформирования службы УП После реформирования службы УП
Доходы
Тыс. руб. Тыс. руб.
Подбор персонала сторонним организациям 3547
Обучение персонала сторонних организаций 543
Консалтинговые услуги сторонним организациям 354
Итого доходов: 4444
Расходы
Собственные расходы службы управления персоналом Собственные расходы ООО «ЗернО_HR»
Затраты на оплату труда сотрудников 4230 Затраты на оплату труда сотрудников 4116
Затраты на единый социальный налог 1116,7 Затраты на обязательно пенсионное страхование (20%) и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности (3%) 946,7
Затраты на канцелярские товары и бумагу 20,0 Затраты на канцелярские товары и бумагу 20,0
Амортизационные отчисления 235,7 Амортизационные отчисления 235,7
Затраты на обучение персонала 55,0 Затраты на обучение персонала 55,0
Командировочные расходы 10,0 Командировочные расходы 10,0
Затраты на телефонную связь и интернет 36,0 Затраты на телефонную связь и интернет 36,0
Расходы контролируемые службой управления персоналом
Затраты на поиск персонала 1962 Затраты на поиск персонала 1962
В т. ч через кадровые агентства 996,0 В т. ч через кадровые агентства 332
Через интерент-источники 930 Через интерент-источники 930
Через СМИ 36,0 Через СМИ 36,0
Затраты на обучение и развитие персонала 220,0 Затраты на обучение и развитие персонала 220,0
В т. ч. затраты на обучения и тренинги 99,0 В т. ч. затраты на обучения и тренинги 99,0
Командировочные расходы на поездки по обмену опытом 21,0 Командировочные расходы на поездки по обмену опытом 21,0
Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии» 100,0 Затраты на проведение соревнований на звание «Лучший по профессии» 100,0
Итого расходов: 7885,4 Итого расходов: 7601,4
Экономический эффект (без учета доходной части) 284
Экономический эффект (с учетом доходной части) 4728

Таким образом, реализация мероприятий по выведению функции управления персоналом на аутсорсинг позволила получить экономический эффект в размере 284 тыс. руб. в год. Кроме того, удалось освоить дополнительный объем работ на стороне, что позволило существенно повысить экономический эффект, который в итоге достиг 4728 тыс. руб. в год.