Обо всем        23 июня 2014        115         Комментарии к записи План как источник управленческих событий для руководителя отключены

План как источник управленческих событий для руководителя

Предыдущую публикацию на эту тему смотрите здесь

Для иллюстрации, рассмотрим работу с управленческими событиями менеджера в компании с проектной организацией работ. Допустим, появляется некий проект. Он должен быть включен в состав ЕИОП. Если тот или иной менеджер является проектным руководителем, то его повседневная деятельность связана с управленческими событиями, характерными для проектной организации работ, а мониторинг проектов будет во многом заключаться в сборе и обработке управленческих событий. По мере действий, производимых с  этой частью ЕИОП (в которой записан данный проект), система ведения ЕИОП автоматически начинает генерировать управленческие события. Обработка УС осуществляется, в той или иной степени, всеми участниками работ, членами команды и менеджерам проекта, в порядке исполнения их ПД. В результате отработки УС изменяется состояние ЕИОП (например, в плане фиксируются факты выполнения работы, подготовки документов, подписания актов и т. д.).   В системе поддерживаются возможности фильтрации УС, а также может быть организована подписка на управленческие события, которая будет содействовать выбору необходимого уровня контроля и выравниванию осведомленности членов команды о ходе и событиях проекта. Примеры управленческих событий в компании, ориентированной на проектную деятельность, приводится ниже.

Наименование управленческого события Условия возникновения события Обработка события
Оповещение о создании нового проекта При включении в ЕИОП нового проекта Автоматическая генерация и отправка сообщения менеджеру
Напоминание о наступлении срока выполнения работ При приближении сроков выполнения работ —//—//—//—
Напоминания о просроченных работах При наличии в плане незакрытых работ с истекшими сроками исполнения —//—//—//—
Уведомление о выданном поручении по проекту При выдаче поручения исполнителю по проекту —//—//—//—
Уведомление о наступлении срока исполнения поручения При наступлении срока исполнения выданного поручения —//—//—//—
Аудит общих процессов проекта При выполнении каждого из основных процессов проекта Автоматическое напоминание менеджеру, «ручной» аудит проекта
Аудит завершенного проекта в целом («разбор полетов») По завершении проекта —//—//—//—
Далее, по каждому возникшему УС руководителем осуществляется определенная работа, по завершении которой изменяется информационное состояние пунктов ЕИОП — источников этих управленческих событий. Например, получив напоминание о просроченных работах, исполнитель выполняет эту работу и меняет ее признак в ЕИОП на состояние «выполнено». Или, при аудите завершенного проекта, руководитель и участники проекта обсуждают  результаты этой работы и готовят заключение – отчет по проекту, который прикрепляют к соответствующей позиции данного проекта в ЕИОП и также, соответственно, изменяют состояние этой работы в плане.
Смысл в том, чтобы каждое УС, исходящее от ЕИОП, после его отработки руководителем, давало результаты, которые, через петлю обратной связи, актуализируют и пополняют информационное содержание плана. При этом следует помнить, что в процессе исполнения одно УС может породить несколько производных УС, которые, после их отработки, также должны будут тем или иным образом отразиться в ЕИОП, вызывая изменение существующих пунктов плана, а также включение новых или удаление старых позиций.
Безусловно, все изменения в ЕИОП делаются в рамках установленных для данного лица полномочий доступа. Например, руководитель проекта может изменять записи только внутри данного проекта и не может, например, удалить сам проект из ЕИОП (в частности, потому, что не он давал добро на его включение в план).
Такой алгоритм использования ЕИОП достаточно быстро сделает план постоянно актуальным и переведет его на уровень основного источника управленческих событий, что даст руководителю возможность полного контроля над потоками УС и соответственно, над составом и интенсивностью значительной части собственной повседневной деятельности.
Более того, при этом для руководителя появляется возможность, путем планирования, в значительной мере заранее спроектировать свой состав УС, исходящих из ЕИОП, а значит, улучшить также и качество планирования. Это обеспечивается тем, что руководитель прямо заинтересован в таком перечне работ ЕИОП, который будет продвигать компанию к заявленным целям и при этом генерировать действительно необходимый перечень УС, позволяющий эффективно организовать свою повседневную деятельность, с исключением или минимизацией малозначащих, надуманных и второстепенных работ.
Прозрачность ЕИОП для других руководителей позволит управленческой команде координировать и взаимно подстраивать свою ПД, оптимизировать ее и направлять результирующие усилия общей повседневной работы на достижение целей компании.