Обо всем        24 июня 2014        77         Комментарии к записи Планирование совещаний отключены

Планирование совещаний

Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.

Если правильно провести организационный этап, то опорная сетка (график, или план) совещаний будет одним из результатов работ на этом этапе.  График совещаний  можно рассматривать также как план коммуникаций группы участников совещаний, необходимый не только для выработки решений, но и для  взаимодействия сотрудников друг с другом. Планирование совещаний дает компании (подразделению, группе) значительные преимущества,  позволяющие:

1.  Резервировать время для подготовки к совещаниям 2.  Учитывать эти мероприятия в личном графике 3.  Участникам влиять на повестку дня, заблаговременно предлагая свои вопросы 4.  Не допускать накладок в случае нескольких совещаний 5.  Скоординировать совещания с другими управленческими мероприятиями 6.  Более качественно и без авралов готовить вопросы совещаний 7.  Намечать встречи с коллегами для обсуждения профессиональных вопросов 8.  Не отрывать  сотрудников от работ для срочной подготовки начальника к совещаниям Планирование придает дополнительную устойчивость совещательным процессам, поскольку заранее, на месяц, квартал, а то и год, позволяет ознакомить всех с планами и дать время для учета этих мероприятий в работе сотрудников компании. Наличие план – графика совещаний верхнего уровня, например, у руководства компании, позволит составить и подстроить к этому графику совещания, проводимые на подчиненных уровнях, и сделать, тем самым, все совещательные процессы обозримыми и просматриваемыми, избегая ненужных сюрпризов и неожиданностей в личном и корпоративном плане работ. Следует избегать ситуации с переносами совещаний, будет лучше не рассматривать отдельные вопросы, по которым нет должной готовности, чем  отменять совещание по этой причине, или откладывать его вследствие отсутствия докладчика или даже руководителя (совещание проведет его заместитель). Надо придать достаточный вес служебным совещаниям. Не приспосабливать расписание совещаний к возможностям и настроениям руководителя и участников, передвигая их в угоду привходящим обстоятельствам, а зафиксировать, путем договоренностей, незыблемые регулярные точки проведения совещаний на производственном календаре и строго выдерживать их. В этих условиях спрос с участников за качественную подготовку к совещаниям должен быть серьезно усилен.