Обо всем        23 июня 2014        95         Комментарии к записи Регламент, форматы протокола и повестки дня совещаний отключены

Регламент, форматы протокола и повестки дня совещаний

Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.

Именно оргАнизационный этап наиболее подходит для выработки регламента  по управлению совещаниями в компании. Здесь еще имеется достаточно времени, чтобы хорошо отработать принципиальные стороны проведения совещаний. Лучше начинать совещания, имея регламентирующий документ в письменном виде, чем создавать его «на ходу», при проведении реальных совещаний.

Сам факт того, что вы приступите к разработке регламента совещаний, приведет к появлению ряда связанных вопросов, например, зачем и какие совещания нужны, кто их участники, когда и как часто они должны проводиться, как готовить повестку дня и т. д. Для ответа на них весьма желательно предварительно проработать и подготовить (пусть временный) регламент совещаний, письменный документ, который следует согласовать и утвердить у  руководителя, а также довести его до участников совещаний для дальнейшего использования.  По мере наработки практического опыта совещаний, регламент должен быть уточнен и принят как постоянный документ. Большую пользу может принести памятка участнику совещаний. Обычно это  короткая выжимка из регламента, документ с наиболее важными нормами и правилами, которые принимают на себя и обязуются выдерживать участники совещаний. Памятку в плакатном варианте, следует вывесить в комнате совещаний, чтобы находилась она в поле зрения участников. Хороший регламент нельзя разработать как абстрактное руководство, в отрыве от конкретных условий предприятия. Регламент является одним из результатов обследования предприятия, и мы считаем, что для экономии времени целесообразно совместить этап организации совещаний с  обследованием предприятия. Насколько глубоко и детально должен разрабатываться регламент?  Здесь, как и везде, надо соблюдать меру. Попытки создать всеобъемлющий документ, в котором будут предусмотрены все нюансы поведения руководителя, докладчиков и выступающих, скорее всего, приведут только к потере времени. Например, если начальник на совещании упорно слушает только себя и никого другого, этого регламентом не исправишь. На совещании каждый должен заниматься своим делом, докладчик – докладывать, секретарь – протоколировать, а руководитель – вести повестку дня к решениям поставленных вопросов. Регламент должен способствовать достижению определенных целей. В нашем случае цель – это эффективные и результативные совещания. Для этого в регламенте должны найти отражение ряд следующих требований:  1.  Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать; 2.  Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы; 3.  У совещания должен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня; 4.  Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания; 5.  По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня; 6.  По завершении совещания протокол должен быть согласован,  утвержден и направлен всем участникам и исполнителям; 7.  Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться, исполнительская дисциплина сотрудников оцениваться; 8.  Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов. Как обеспечить исполнение требований регламента?   Обычно в компании находится должностное лицо, которое «держит» порядок, отслеживает процедуры, обеспечивает привычный ход вещей. Это, как правило, руководитель организации или один из его заместителей, возможно, другой представитель топ – менеджмента. Для соблюдения процедуры совещаний таким лицом может быть и секретарь руководителя, обладающий соответствующими полномочиями и достаточным авторитетом, хорошо знающий регламент и систему автоматизации управления совещаниями.  С течением времени, любые, даже самые строгие требования регламентирующих документов затираются, забываются и не воспринимаются как обязательные к исполнению. Это естественный процесс, противостоять которому необходимо осознанными действиями.  Первый путь – включить регламент управления совещаниями в состав документации системы менеджмента качества (СМК) предприятия. В СМК существуют отлаженные процедуры аттестации и подтверждения соответствия, аудита и выявления отклонений от порядка исполнения установленных процедур. При этом должно быть назначено лицо, ответственное за функционирование системы менеджмент качества, в т. ч., и за исполнение регламента управления совещаниями. Второй путь – использовать встроенную в систему управления совещаниями  функцию контрольных вопросов, позволяющую фиксировать замечания и предложения участников по результатам проведенных совещаний для их дальнейшего совершенствования, задействовать, таким образом, своего рода обратную связь по качеству. В итоге, чтобы обеспечить надлежащее исполнение регламентов совещаний и их дальнейшее совершенствование, следует использовать все пути, опираться на руководство, на СМК и на возможности программы автоматизации совещаний.  Формат повестки дня совещаний Существует множество вариантов повестки дня совещаний. Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственном опыте, предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям удобства использования ее в повседневном режиме. Не надо считать мелким техническим вопросом определение структуры повестки дня, а проще говоря, выбор полей, которые должны быть указаны в этом документе. Непродуманная структура лишит вас необходимой гибкости и удобства в ходе совещаний и, особенно – при составлении протокола. Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово – отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности:

  • Цель совещаний – одна или несколько целей в каждой повестке дня;
  • Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня;
  • Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме;
  • Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу;
  • Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу. 

Указанная схема обладает достаточной гибкостью для представления самых разнообразных повесток дня и подходит для совещаний в различных государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Данная структура повестки дня образует своего рода дорожную карту, позволяющую четко контролировать ход совещания и сократить число необязательных ошибок. В зависимости от потребностей совещательного органа, в ней можно сократить некоторые поля, например, объединить цель и тематику совещаний, либо совместить в решениях вопросы и поручения совещаний, что несколько ослабит четкость формулировок, однако без потери качества этого документа. Еще одним такого достоинством структурирования повестки дня является возможность автоматического формирования протоколов совещания, на основании информации базы данных, без необходимости последующего ручного редактирования текстовых файлов, что и реализовано в программе управления совещаниями.