Бизнес и Управление        27 декабря 2017        413         0

Способы систематизации и хранения документов кадровых служб

Так как кадровая служба — подразделение компании, в которой хранится большое число документов, то очень важно, чтобы сотрудники могли быстро ориентироваться в содержимом, легко пополнять его и вести работу. Для этого выделяют три способа хранения, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.

Хранение в личных делах

documentiВ этом случае для каждого сотрудника заводится специально сформированная папка, в которую и помещаются все сведения о нем в виде оригиналов или копий.

Главные плюсы такого способа организации:

  • вся информация о человеке находится в одном месте;
  • предельно четкая систематизация данных;
  • высокая скорость доступа к информации и работы с ней.

К недостаткам данного метода относятся:

  • высокая трудоемкость работы, так как необходимо создавать регламент, подшивать документы, периодически сверять их, знакомить с ними сотрудника, делать опись и архивировать;
  • процедура работы с личными делами требует определенных знаний от персонала отдела кадров;
  • необходимо достаточно места и инвентаря для хранения: картотеки, сейфы, отдельные помещения, так как по сути условия должны соответствовать архивному хранению конфиденциальных документов;
  • проверяющие органы могут высказать претензии.

Тематическое хранение

hranenie documenti

В этом случае все бумаги хранятся в папках по тематике в алфавитном порядке или по регистрационным номерам. К примеру, в одном месте могут находиться все трудовые договоры, в другом — все приказы одного вида, в третьем — личные карточки и т.д.

Плюсы такого подхода:

  • низкие трудозатраты при создании папки;
  • с этой задачей может справиться даже неподготовленный человек;
  • не нужны никакие дополнительные ресурсы;
  • ниже риск претензий от проверяющих органов.

Но есть у такого метода и минусы:

  • для того, чтобы собрать все данные о сотруднике, потребуется больше времени;
  • сложная и не очевидная структура информации;
  • более высокий риск разглашения персональных сведений.

Электронное хранение

В этом случае информациях хранится на электронных носителях или в компьютерах, в виде информационных систем или баз данных. Несмотря на то, что этот метод сейчас считается передовым, он также имеет как выгодные, так и негативные стороны. К плюсам можно отнести:

  • нет необходимости в каких-либо других ресурсах, максимальная эффективность места;
  • очень высокая скорость работы с информацией;
  • неограниченный срок хранения, так как полностью отсутствует физический износ.

Минусами обычно называют:

  • невозможность перевести в электронный вид все документы, так как некоторые до сих пор обязательно держать в бумажном виде;
  • важность наличия резервной копии данных на случай сбоя;
  • высокая стоимость программного обеспечения и оборудования;
  • сотрудники должны пройти подготовку и обучение.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *