Бизнес и Управление        08 мая 2018        77         0

Зачем нужно сохранять чеки в командировке

Ведение учёта на предприятии – важная и ответственная сфера. Более того, она затрагивает все другие области деятельности. В частности, занимается подсчётом и учётом средств, выделенных на командировки, закупку сырья или товаров. Строгий контроль позволяет точно регулировать процессы прихода и расхода финансов. Ввиду этого легче составлять отчёты для налоговой, определять экономическое состояние бизнеса. Поэтому сотрудникам предприятий, направленным в деловые поездки, крайне важно сохранять документы, подтверждающие целевую трату средств. Хотя сегодня купить чеки в Москве не проблема, стоит понять важность этой меры.

 

Когда требуется сохранить документ

 

Обычно в командировку сотрудников направляют с целью развития бизнеса, обмена опытом, привлечения партнёров или поиска выгодных условий сбыта или закупки продукции. Другими словами, задачей деловых поездок в любом случае является расширение деятельности предприятия. Отправляют в командировки только компетентных специалистов, чей уровень опыта и знаний позволяет представить фирму в выгодном свете перед партнёрами. При этом дальность таких поездок может быть любой, как в пределах района или области, так и в другие регионы или даже страны. Конечно, расходы на организацию командировки тоже могут отличаться в зависимости от этих факторов, по крайней мере, основные из них:

  • траты на дорогу;
  • оплата проживания;
  • расходы на питание.

Отдельной статьёй идут затраты на покупку технологий, сырья, ценных бумаг и пр. Этот тип трат в принципе определяется целями поездки, они могут даже отличаться при командировке в одно и то же место. Учитывая статьи расходов, можно выделить и основные типы чеков, что важны для учёта на предприятии:

  • кассовые;
  • гостиничные;
  • транспортные (билеты или топливо, автозапчасти);
  • товарные.

Конечно, все расходы на организацию командировок берёт на себя руководство фирмы. То есть, отправляя сотрудника в поездку с деловыми целями, задачей начальства является обеспечение нормальных условий для пребывания и работы. Однако при этом оно обязано знать, куда и как были потрачены выделенные деньги. Поэтому всё чаще сегодня требуют от сотрудников сохранять чеки и билеты, подтверждающие расходы.

Зачем требуются эти документы

Чеки обычно требуются с целью контроля трат. Руководству важно знать, что выделенные из бюджета предприятия финансы были потрачены именно на деловую поездку. В принципе, таким способом удобно мониторить деятельность сотрудника на расстоянии, подтверждать правдивость поездки, соблюдение условленного графика.

Стоит понять, что, требуя сохранять чеки, руководители не ставят цель унизить сотрудника, пытаясь проконтролировать каждый его шаг. Хотя доля истины в этом тоже есть. Однако это требуется скорее для безопасности самого сотрудника, избавления его от подозрений в нецелевых тратах, предъявления исков и неприятностей с бухгалтерией.

Кроме того, имеющиеся на руках чеки позволяют экономистам предприятия грамотно строить бюджет, вести отчёты, прогнозировать прибыль и расходы. Ввиду этого важно сохранить чеки не только за питание и проживание в командировке, но и для подтверждения трат на развитие бизнеса – покупку сырья, оборудования, продукции.

Организационные нюансы

Несмотря на то что сохранять чеки действительно важно для сотрудника, отправленного в командировку, это не всегда получается. Причины могут быть разные: забывчивость, спешка, форс-мажор (поломка оборудования, выдающего документ или отсутствие чернил в принтере). Однако доказать подобный исход руководству невозможно.

Могут возникнуть проблемы в виде обвинений в нецелевых тратах или в присвоении средств предприятия. Отсутствие подтверждающих расходы бумаг чревато проблемами для бухгалтерии. Поэтому лучше заказать изготовление кассовых чеков или любых других их видов, чтобы вовремя предоставить вместе с отчётом о результатах командировки и избежать проблем с руководством.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *