Так как кадровая служба — подразделение компании, в которой хранится большое число документов, то очень важно, чтобы сотрудники могли быстро ориентироваться в содержимом, легко пополнять его и вести работу. Для этого выделяют три способа хранения, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.
Хранение в личных делах
В этом случае для каждого сотрудника заводится специально сформированная папка, в которую и помещаются все сведения о нем в виде оригиналов или копий.
Главные плюсы такого способа организации:
- вся информация о человеке находится в одном месте;
- предельно четкая систематизация данных;
- высокая скорость доступа к информации и работы с ней.
К недостаткам данного метода относятся:
- высокая трудоемкость работы, так как необходимо создавать регламент, подшивать документы, периодически сверять их, знакомить с ними сотрудника, делать опись и архивировать;
- процедура работы с личными делами требует определенных знаний от персонала отдела кадров;
- необходимо достаточно места и инвентаря для хранения: картотеки, сейфы, отдельные помещения, так как по сути условия должны соответствовать архивному хранению конфиденциальных документов;
- проверяющие органы могут высказать претензии.
Тематическое хранение
В этом случае все бумаги хранятся в папках по тематике в алфавитном порядке или по регистрационным номерам. К примеру, в одном месте могут находиться все трудовые договоры, в другом — все приказы одного вида, в третьем — личные карточки и т.д.
Плюсы такого подхода:
- низкие трудозатраты при создании папки;
- с этой задачей может справиться даже неподготовленный человек;
- не нужны никакие дополнительные ресурсы;
- ниже риск претензий от проверяющих органов.
Но есть у такого метода и минусы:
- для того, чтобы собрать все данные о сотруднике, потребуется больше времени;
- сложная и не очевидная структура информации;
- более высокий риск разглашения персональных сведений.
Электронное хранение
В этом случае информациях хранится на электронных носителях или в компьютерах, в виде информационных систем или баз данных. Несмотря на то, что этот метод сейчас считается передовым, он также имеет как выгодные, так и негативные стороны. К плюсам можно отнести:
- нет необходимости в каких-либо других ресурсах, максимальная эффективность места;
- очень высокая скорость работы с информацией;
- неограниченный срок хранения, так как полностью отсутствует физический износ.
Минусами обычно называют:
- невозможность перевести в электронный вид все документы, так как некоторые до сих пор обязательно держать в бумажном виде;
- важность наличия резервной копии данных на случай сбоя;
- высокая стоимость программного обеспечения и оборудования;
- сотрудники должны пройти подготовку и обучение.
